một số bước cần phải làm để lập kế hoạch cho sự kiện. Phần II

MB+ - Ngân sách
Ngân sách là 1 vấn đề rất cần thiết của chương trình sự kiện. Bạn phải dự toán được chi phí cho toàn bộ sự kiện. Cần phải có một người có trách nhiệm việc đàm phán & thuyết phục nhà tài trợ & cũng như những người muốn hỗ trợ chương trình sự kiện này.
Thời gian & địa điểm
định rõ một vài ngày trong khoản thời gian bạn muốn chương trình sự kiện sảy ra để linh hoạt trong việc thay đổi điều chỉnh trong điều kiện bất hả kháng. Chọn một vài địa điểm thích hợp có thể thực hiện chương trình sự kiện. liên lạc với chủ sở hữu địa điểm để đặt câu hỏi liệu địa điểm sẽ có sẵn cho những ngày bạn đã chọn, năng lực của chủ địa điểm, cơ hội đáp ứng của những địa điểm cũng như giá cả của họ. sau khi phân tích & đánh giá, ấn định ngày và địa điểm phù hợp trong ngân sách và mong đợi của bạn.
Tiếp thị và Kế hoạch quảng bá
Bước tiếp theo là lên kế hoạch chiến lược tiếp thị để quảng bá chương trình sự kiện này. Bạn sẽ phải thiết kế và chuẩn bị áp phích, tờ rơi, biểu ngữ .v.v. Bạn sẽ phải tuyển chọn một đội ngủ thiết kế phù hợp với tính chất sự kiện, những người sẽ làm cho các tài liệu quảng bá đầy màu sắc, sống động & hấp dẫn. viết kế hoạch cho việc tạo các biểu ngữ & những địa điểm lắp đặt. đồng thời cũng có thể công bố công khai một chương trình sự kiện thông qua Internet. Bạn cần phải bắt đầu quảng bá ít nhất một tháng trước khi chương trình sự kiện thực tế.
Khách mời đặc biệt & giải trí
Không có chương trình sự kiện nào thành công mà không có khách mời đặc biệt & giải trí. Nếu bạn đang có kế hoạch để mời những người nỗi tiếng hay giới nghệ sĩ, hãy cẩn thận liên hệ & đặt trước. Trước tiên, bạn cần lên kế hoạch cho những tiết mục giải trí bạn sẽ cần trong chương trình và theo đó liên hệ với những người thích hợp để biết về tính sẵn sàng và chi phí của họ. sau khi xác nhận, bạn nên ký hợp đồng với họ để tránh sự bị động tại thời gian cuối cùng vì các nghệ sĩ và người nỗi tiếng thực hiện việc đôi khi rất ngẫu hứng.
Ăn uống
Đôi khi, dịch vụ ăn uống có sẵn tại địa điểm thuê của mình. Nếu không, bạn sẽ phải sắp xếp với 1 số cung cấp thực phẩm. Tuy nhiên, trước tiên, bạn phải quyết định về các loại thực phẩm bạn cần phải có cho sự kiện này, tùy thuộc vào những người to chuc su kien này. Ví dụ, có thể ăn có một số người ăn chay .v.v. bạn có thể linh hoạt trong thực đơn tuy nhiên phải lưu ý đến ngân sách của bạn.
Tất cả những thỏa thuận, như phục vụ, địa điểm…nên được làm hai tuần trước khi chương trình sự kiện thực tế. Những ngày cận kề của chương trình sự kiện, việc làm của bạn sẽ phải được kiểm tra liên tục với các chủ sở hữu địa điểm, bên cung cấp thực phẩm, khách sạn & giải trí. 1 tuần trước khi sự kiện này, bạn nên tổ chức một cuộc họp với nhóm của bạn, để nói về những chi tiết nhỏ như đồ trang trí, chiếu sáng, quà tặng cho khách mời đặc biệt, an ninh, chương trình dự kiến… cùng với đó cũng nên đảm bảo rằng tất cả mọi người đều hiểu rõ vai trò và nhiệm vụ của họ trong ngày “G”.
Tạo 1 list kiểm tra (checklist) riêng biệt cho ngày cuối cùng. Vào ngày chương trình sự kiện chính, đến địa điểm vào lúc sớm nhất có thể, kiểm tra & đảm bảo mọi thứ được có, như, trang trí, ánh sáng & các thiết bị khác có thể cần thiết trong sự kiện này đã sẵn sàng. Kiểm tra xem các khách mời đặc biệt, nghệ sĩ & cung phía cung cấp thực phẩm đã đến. Với kế hoạch thích hợp, bạn rất có thể bắt đầu và kết thúc sự kiện theo đúng kế hoạch và thời gian.
Sau chương trình sự kiện, bạn phải sắp xếp 1 buổi họp với nhóm của bạn để nói lời cảm & chia sẻ kinh nghiệm với nhau để cho các sự kiện trong tương lai sẽ tốt hơn.
Còn rất nhiều những chi tiết khác trong một sự kiện, nhưng đây là một số bước cốt yếu và cơ bản nhất mà 1 kế họach chương trình sự kiện không thể thiếu. Dù bạn là 1 người thực hiện sự kiện độc lập hay 1 công ty làm chương trình sự kiện thì việc viết kế hoạch tốt sẽ hỗ trợ bạn giảm 50% rủi ro và tăng 50% khả năng thành công.