Hà Nội vai trò của khu vực trong sự thành công của một sự kiện

MB+ -
khu vực tổ chức sự kiện luôn là điều mà những nhà thực hiện sự kiện phải cân nhắc, vì địa điểm tổ chức sự kiện cũng rất cần thiết và nó là một phần quyết định thành công của sự kiện. Dưới đây chúng tôi xin bật mý các tiêu chí để chọn lựa địa điểm chuyen to chuc su kien.



Phân tích yêu cầu của sự kiện để lựa chọn khu vực phù hợp



Việc đặt ra một số câu hỏi về khu vực là vô cùng quan trọng . phía dưới đây là chỉ là một vài trong số một số câu hỏi cần được xem xét :
- Chúng ta có cần một khu vực trong nhà hay ngoài trời?
- một số điều gì khán giả có khả năng đề nghị?
- Chúng ta cần bao lâu để thực hiện sự kiện & trang trí khu vực , gồm cả việc lắp đặt & gỡ bỏ?
- Có nên chọn lựa I khu vực thuận tiện cho một số phương tiện giao thông công cộng không ?







Điều tra khu vực thực hiện sự kiện



Trong một đô thị lớn có thể có nhiều địa điểm để lựa chọn , Mặc dù thế bên ngoài đô thị sẽ có thể sẽ có các khu vực thích hợp hơn. Nếu doanh nghiệp của bạn không sở hữu & quản lý I địa điểm hoàn hảo cho sự kiện thì có khả năng chọn lựa các khu vực bằng cách :

- liên lạc với các cơ quan chính quyền để có khả năng tìm kiếm, duy trì & tổ chức sự kiện ở các sân chơi thể thao, một số địa điểm văn hóa & giáo dục tại địa phương.
- liên lạc với những thực hiện trong ngành công nghiệp thể thao, vui chơi giải trí để phối hợp cùng thực hiện sự kiện.
- Tìm kiếm trên Internet các trang web giới thiệu về những địa điểm tổ chức sự kiện hấp dẫn.
- tạn dụng tối đa một trong những sản phẩm marketing trên thị trường để tìm kiếm thông tin theo lĩnh vực phù hợp .
- liên hệ với những trường học, cao đẳng và một số trường đại học để có thông tin quan trọng .
- gọi điện thoại đến I địa điểm cụ thể để tìm hiểu hoặc nhờ trợ giúp giới thiệu về những khu vực theo đòi hỏi .
- Gọi điện thoại cho đơn vị quản lý sự kiện hoặc cá nhân có kinh nghiệm trong quản lý sự kiện.

tất cả một số thông tin có được trong quá trình tìm kiếm một số khu vực tổ chức sự kiện nên được lưu lại để dùng cho những sự kiện trong tương lai.



Tìm hiểu thông tin trên Internet về một số địa điểm (đã đưa vào tầm ngắm của bạn) theo I số tiêu chí sau



- kích thước : địa điểm phải đúng cách để phục vụ cho sự kiện tức là tuân thủ theo một số quy tắc (nếu một môn thể thao). Đối với các địa điểm ở trong nhà , chiều cao trần phải là đủ.
- Môi trường: địa điểm bắt buộc phải hấp dẫn và thân thiện cho tất cả các người tham dự . Đối với địa điểm trong nhà cần xem xét độ sáng thích hợp , kiểm soát nhiệt độ không khí. Chỗ ngồi cần được thoải mái và góc nhìn tốt cho buổi trình chiếu. địa điểm ngoài trời cần lưu ý yếu tố thuận lợi bao gồm đầy đủ hệ thống thoát nước, chiếu sáng, che chắn và bảo quản .
- Thiết bị: Đầy đủ thiết bị cần thiết như bàn ghế, phòng ốc, thiết bị viễn thông, điện thoại, Internet.
- Tiện nghi: có khả năng đến được bằng phương tiện giao thông công cộng, không xa so với phần lớn người tham dự , gần chỗ nghỉ ngơi cho đối tác hoặc gần trung tâm mua sắm.
- chi phí : số tiền của địa điểm cần phải thích hợp với ngân sách sự kiện sau khi đã tính cả những số tiền của thiết bị. Đối với những sự kiện lớn như một số kỳ hội thao hay Olympic thì chi phí càng phải được tính toán chi tiết và cẩn thận.



Thống nhất về giá cả và một số điều khoản



một khi bạn đã định rõ một số địa điểm có thể thích hợp , bước tiếp đến của bạn là đàm phán với các nhà quản lý địa điểm để có được những thỏa thuận tuyệt nhất . Mặc dù người quản lý khu vực sẽ đưa ra mức giá chuẩn nhưng bạn đừng nên nghĩ rằng không có cơ hội mặc cả giá xuống, mặc cả cho một số dịch vụ phụ. Nếu nó quá gian nan để có được một mức giảm giá, bạn có thể có thể có được một số thời gian miễn phí, hoặc dùng một phần bổ sung của cơ sở miễn phí hoặc có được quyền truy cập vào thiết bị âm thanh miễn phí, hoặc thậm chí I số nhân viên bổ sung như nhân viên an ninh.



Đặt chỗ và xác nhận



Khi bạn đã chọn khu vực mà là tốt nhất cho sự kiện của bạn, đó là thời gian để thực hiện I đặt hàng. chú ý đến các thông tin sau :
- số lượng trang thiết bị đã được đặt.
- Ngày tháng & thời gian đặt.
- một số khoản & tiến độ phải thanh toán.
- những nghĩa vụ hợp đồng khác.
- Chi tiết liên hệ của bạn

sau khi bạn đã ký hợp đồng cùng với một khoản tiền đặt cọc, bạn cần kiểm tra cẩn thận cho đến tuần cuối cùng trước thời điểm diễn ra . đảm bảo rằng không có gì thay đổi, hoặc ít nhất là bất cứ thay đổi nào xảy ra sẽ không ảnh hưởng đến sự kiện của bạn. Thay đổi có khả năng xảy ra gồm ánh sáng, đồ đạc bị loại bỏ , thiết bị & làm đẹp .